Holacracy - spotkania. Turkusowa organizacja cd.

Jednym z najważniejszych aspektów Holacracy, które w mojej ocenie mogą mieć ogromny wpływ na biznes jest zmiana podejścia do spotkań w firmie...
Oczywiście chodzi o te biznesowe a nie na tzw. papierosie czy przy kawie. Moje doświadczenie są niestety takie, że niezależnie od wielkości firmy (korporacje, "średniaki", startapy)  czy też doświadczenia uczestników spotkań, bardzo rzadko są one w pełni produktywne. Bardzo często zdarzają się "wrzucane ad-hoc" tematy, "smal toki", wątki poboczne, nieprecyzyjne agendy, wnioski końcowe bez klarownych next steps, itp . Często spotkania raczej pogłębiają frustrację niż rozwiązują problemy.
Holacracy proponuję zupełnie inne podejście. W skrócie je opiszę, bez wielu ważnych aspektów i szczegółów... raczej by oddać filozofię, niż opisywać ich instrukcję..
Spotkania :

1. ... dzielą się na dwa rodzaje. Spotkania "zarządzające" (ang. governance) oraz "taktyczne".
2. każde zaczyna się rundą wstępną (każdy mówi krótko, np jednym zdaniem, jak się czuje/jak się ma) oraz kończy rundą końcową (każdy mówi "jak kończy", czy jest np. zadowolony czy nie).
3. ...mają bardzo sformalizowany porządek oraz strukturę (opisaną w konstytucji firmy - konstytucja to jest "zestaw obowiązujących praw i definicji - link w ps). Każdy ma prawo się odzywać tylko po udzieleniu głosu przez facilitatora. Tylko facilitator może przerywać wypowiedź jeśli uzna, że ta nic nie wnosi, jest mało konkretna lub odbiega od tematu lub nie jest na temat.
4. Podczas niego rozmawia się zgodnie z zasadami i ustalonym stałym harmonogramem/planem. Określone są nawet "formuły" na poszczególne punkty agendy. Np zgłoszenie sprzeciwu do jakiegoś pomysłu wygląda następująco - "Sprzeciw, ponieważ...(musi być uzasadnienie oparte na facts and figures only.).., moja propozycja to...."konkretne rozwiązanie".. ". Nie ma przestrzeni na kontestowanie krytykowanie bez uzasadnienia lub bo mi się wydaje lub "kogoś nie lubię", lub uważam, "że wiem lepiej"..
5. Każde ma określone role dla trzech osób (role te się wybiera na początku spotkania lub określa na jakiś czas) :

• facilitator - prowadzi spotkanie. Pilnuje jego celu, agendy i zgodności z zasadami. Jeśli jakiś uczestnik odchodzi od formatu spotkania to facilitator "w sposób neutralny" ale jednocześnie formalny i bardzo stanowczy przywraca porządek spotkaniu. Dzięki tej funkcji wszystko ma bardzo sprawny przebieg -krótko, "treściwe" i na temat.
• sekretarz - zapisuje w systemie HC (IT - np.HolaSpirit)  ustalone działania, projekty, punkty agendy itp..
• lidlink - osoba, której główną funkcją jest połączenie danego zespołu z zespołem nadrzędnym (np. zespół marketingu z zespołem generalnym, gdzie zespół generalny np. zbiera przedstawicieli głównych obszarów firmy)

Spotkania zarządzające w firmach z HC odbywają się zwykle raz w miesiącu. Ich cel jest jeden (tylko jeden). Wprowadzanie zmian do obecnie funkcjonującego zakresu ról i odpowiedzialności.
Spotkania taktyczne, mają cele czysto operacyjne. Zawierają przegląd wyników, projektów, planowanych działań itp. Każdy uczestnik ma prawo podczas nich wnieść jakąś swoją "tension" czyli "napięcie" lub jakiś konflikt,w związku z projektem, działaniami itp. Osoba taka nie tylko "wnosi" swój problem, ale też proponuje rozwiązanie - tak by problem rozwiązać. Grupa ustala akcje (jednorazowe), projekty (wiele działań) lub zmiany zakresu ról i odpowiedzialności (do ustalenia na spotkaniu zarządzającym). Celem jest to by problemów "nie zamiatać pod dywan" i odwlekać ale zaadresowac asap i  i rozwiązać w najbliższym okresie.
Tak szczegółowe opisanie celu, charakteru i wręcz scenariusza spotkań, zapewnia , że pozostaje na nich sama merytoryka. Nie ma miejsca na tematy poboczne, narzekania, szukania winnych, pokazywania kto jest mądrzejszy, odgrywania się na kimś, popisywanie się, i ..."inne gierki w jakie grywa się w świecie biznesu".
Co ciekawe, praktyka pokazuje, że ludzie w firmach HC nie mają ujścia do swobodnych rozmów i "zabaw" podczas spotkań, wręcz odczuwają ich brak!:). Be zaadresowac ten brak, istnieje praktyka, by organizować specjalne spotkania - np w każdy piątek 2 godz z rana "pracownik" prezentuje swoje hobby lub opowiada o swoich pasjach (sportach , rodzinach, podróżach itp ..). Rewelacyjnie spaja to załogę i buduje wspólnego ducha"..:)
Na zdjęciu - biuro firmy, która jest Holacracy. Ten zielony stolik to pomalowane drzwi, które leżą na czterech ....skrzynkach po piwie :)..Tanie oryginalne, ..i niewątpliwie "dające luz".
ps. Holacracy konstytucja, choć nie polecam wnikliwej lektury bez szkolenia lub przeczytania książki  https://www.amazon.com/Holacracy-Management-System-Rapidly-Changing/dp/162779428X

http://www.holacracy.org/constitution40